Wellmedic Oy Ab:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Päivämäärä: 22.8.2020

 

1. Rekisterinpitäjä

Wellmedic Oy Ab, Y-tunnus 3132484-1, Markkinantie 2, 65610 Mustasaari

 

2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

TJ Marta Backlund, marta.backlund@wellmedic.fi
Puhelin: +358 44 079 0215

 

3. Rekisterin nimi

Wellmedic akasrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Wellmedicin ja asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Asiakassuhteen, asiakaspalvelun, viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.

• Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi toteuttaminen sekä muut kokonaisasiakkuuden Wellmedicin liiketoiminnan ja asiakassuhteen kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
• Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
• Markkina tutkimusten ja kyselyiden toteuttaminen.
• Suostumuksella asiakaspalvelukeskuksen puheluiden nauhoittaminen palvelutapahtumien todentamiseksi, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen ja asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi.
• Tämän tietosuojaselosteen kohdassa 10 tarkemmin kuvatut profilointitarkoitukset.

• Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Wellmedicin yhteistyökumppaneille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Selitys minkä kaltaisia tietoja rekisteröidystä voidaan tallentaa:

• Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, asiakasnumero, sukupuoli, kieli, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot, jota tarvitaan ylläpitääkseen hyvää palvelutasoa.
• Työntekijät, kumppanit, tietoa työpaikasta (niin kuin työhyvinvointi, tapaturmat, organisaation koko, työntekijöiden ikä ja terveydentila).
• Rekisteröidyn itsestään antamat tiedot kuten asiakkuuteen palveluun liittyvät asiakkaan kysynnät, ostot tai käytetyt, muistinpanot, taso ja voimassaoloaika, tieto viestinnästä sekä markkinointi eri muodoissa.
• Rekisteröidyn tallentamat itseään koskevat tiedot kuten terveystiedot, muualla kuin Wellmedicissä saatua hoitoa koskevat tiedot, työllisyys, harrastustiedot tai muut vastaavat tiedot.
• Rekisteröityä mahdollisesti koskevaa vakuutusta, työterveyspalveluita ja -sopimusta, urheiluseuraa ja vastaavia seikkoja koskevia tietoja.

• Rekisteröidyn toivomia ja käyttämiä palveluita maksutietoineen.
• Toivomuksia palveluista, toimipisteistä sekä resurssityypeistä (ammattihenkilö).
• Rekisteröidyn antamia kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita rekisteröidyn tekemiä valintoja, jotka liittyvät henkilötietojen käyttöön.
• Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
• Rekisterin tavoite, tiedonhankintaa asiakassuhde hoidon liittyen.

 

6. Henkilötietojen säilytysaika

Wellmedic säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä, kunnes rekisteröidyn ja Wellmedicin asiakassuhde asiakkaan pyynnöstä on päättynyt sopimusehdon mukaisesti. Perusteet päättymiselle perustuu suhteeseen asiakkaan viimeiseen yhteydenpitoon.

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat.

• Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.

Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Wellmedicin yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi vakuutusyhtiön tai urheiluseuran toimittamia tietoja.

 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto

Tietoja luovutetaan Wellmedicin yhteistyökumppaneille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin, tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

 

9. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan aina rajoitettu käyttöoikeus.

 

10. Profilointi

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Wellmedic voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.

Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä palveluihin, jota Wellmedic tarjoaa.

 

11. Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita kohdistetaan rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Wellmedicin ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesi. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Wellmedic voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi antaa suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti suoramarkkinointitarkoituksiin ja profilointiin.

 

12. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

12.1 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Wellmedicin asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen digitaalisessa muodossa maksutonta.

12.2 Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

12.3 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästa toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

12.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12.5 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Wellmedicille tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

 

13. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä wellmedicin toimipisteeseen tai postitse osoitteeseen: wellmedic oy ab – tietosuoja, wellmedic oy ab, markkinatie 2, 65610 mustasaari. Wellmedic voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.